تصريح الاجتماع هو الارتباط بأكمله في سجل واحد — مَن دُعي، ومَن جرى اعتماده، ومَن دخل فعلًا، وما الذي تقرّر، ومَن وقّعه، وماذا يحدث بعده. مُعرّف اجتماع واحد، من أول دعوة إلى آخر بند تنفيذي.
ليس لتقصير من أحد — بل لأن الاجتماع موزّع على خمسة أنظمة لم تُصمَّم للحديث مع بعضها. هذا ما يكلّفه ذلك، وهذا ما يفعله تصريح الاجتماع بدلًا منه.
الدعوة في تقويم، والموافقة في سلسلة بريد، والقاعة في أداة حجز، والمحضر في دفتر أحدهم، والبنود التنفيذية في مجموعة محادثة. ولا شيء يتطابق.
مُعرّف اجتماع واحد يحمل الدعوة والموافقات والقاعة وجدول الأعمال والحضور والمحضر وكل متابعة — سجل واحد، في مكان واحد.
كشف الحضور مَنسوخ من قائمة الدعوة. ومَن دخل فعلًا، ومَن أرسل مندوبًا، ومَن لم يحضر أصلًا — كل ذلك تخمين وقت كتابة المحضر.
يُؤخذ الحضور من مسح رمز QR الموقّع عند البوابة. يُسجَّل ولا يُدّعى — ويصل إلى المحضر تلقائيًا.
يحضر مندوب نيابة عن وزارته أو شركته، ويستلم المحضر، ولا يعيد إرساله أبدًا. فتفقد الجهة سجل قرار كانت طرفًا فيه.
يُرسَل المحضر الموقّع إلى كل حاضر وإلى العنوان الرسمي المسجَّل لكل جهة ممثَّلة — ذاكرة مؤسسية لا ذاكرة فردية.
الاجتماع محجوز في نظام، والأمن يعرف بالزائر عند البوابة. فيجري الفحص تحت ضغط الوقت وأمام الضيف.
يمرّ الحاضرون الخارجيون بالموافقة المسبقة والتحقّق من الهوية وفحص قوائم الحظر نفسها التي يمرّ بها تصريح الزيارة — قبل سفرهم بأيام.
الاجتماع الثاني لا يرى الأول. يُعاد شرح السياق، وتُناقَش القرارات من جديد، والبنود المفتوحة هي ما يتذكّره أحدهم.
الاجتماعات التالية مرتبطة بالمُعرّف الأصلي. تبدأ الجلسة التالية بجدول الأعمال السابق والقرارات السابقة وكل مهمة ما زالت مفتوحة.
تابع تصريح اجتماع من البداية إلى النهاية. اختر أي مرحلة — وتعمل وحدها إن تركتها.
يُنشئ المضيف الاجتماع، أو يطلبه ضيف عبر بوابة الضيوف. ويُصدر ميتباس مُعرّف اجتماع واحدًا ترتبط به كل جلسة وقاعة وحاضر ووثيقة طوال عمر الارتباط.
يُضاف الحاضرون من دليلك أو بالبريد الإلكتروني. ويمكن أن يحمل الاجتماع أكثر من مضيف وأكثر من ممثّل من جهة الضيف، لكلٍّ صلاحياته على السجل.
يمرّ الحاضرون الخارجيون بمسار الموافقة المسبقة نفسه الخاص بتصريح الزيارة. ولا يُصدَر تصريح قبل موافقة المعتمِد — والأمن حيث تقتضي السياسة.
يحجز ميتباس القاعة، وينشر جدول الأعمال، ويمنح كل حاضر ما يحتاجه قبل مغادرة مكتبه — إلى أين يذهب، وكم يستغرق الطريق، وكيف سيكون الطقس، ومَن أيضًا في القاعة.
رمز QR الموقّع عند البوابة هو ما يُثبت الحضور. وداخل القاعة يُكتب المحضر مقابل كل بند من جدول الأعمال أثناء انعقاد الاجتماع — لا بعده.
يوقّع رئيس الاجتماع المحضر رقميًا. ثم يوزّع ميتباس المحضر الرسمي على كل حاضر وعلى المقر الرئيس لكل جهة ممثَّلة — ليبقى السجل قائمًا سواء أعاد الفرد إرساله أم لا.
تتحوّل البنود التنفيذية إلى مهام متتبَّعة بمالك وتاريخ استحقاق. وحين يستمرّ الارتباط، يرتبط الاجتماع التالي بالمُعرّف نفسه — فتعرف القاعة القادمة ما قرّرته السابقة.
المفاوضة التي تجري في أربع جلسات متوازية في أربع قاعات تبقى ارتباطًا واحدًا. لذلك تأخذ مُعرّفًا واحدًا. تحتفظ كل جلسة بجدول أعمالها وحاضريها ومحضرها — وتصبّ جميعها في السجل نفسه وقائمة المهام نفسها والتاريخ نفسه.
يحضر المندوب نيابة عن وزارته أو هيئته أو شركته. وعند توقيع المحضر يرسله ميتباس إليه وإلى العنوان الرسمي المسجَّل لجهته. فإن انتقل الفرد أو نسي أو لم يُعِد الإرسال أصلًا، تبقى الجهة محتفظة بسجل قرار كانت طرفًا فيه.
مُجمَّعة بحسب وقت استخدامها — قبل القاعة، وداخلها، وبعد مغادرة الجميع.
مُعرّف واحد يربط كل جلسة وقاعة ووثيقة وحاضر — بما في ذلك الجلسات المتزامنة تحت الارتباط نفسه.
أكثر من مضيف، وأكثر من ممثّل للضيف — لكلٍّ صلاحيات محدّدة على جدول الأعمال والمحضر وقائمة الحاضرين.
احجز وفق التوافر والسعة الفعليَّين، مع التجهيزات والترتيب على السجل نفسه.
المبنى والبوابة والمواقف بدقّة، مع خريطة وتعليمات دخول مرفقة بالدعوة.
حالة الطقس المتوقّعة في موعد الاجتماع، حتى لا يكون السفر واللباس تخمينًا لوفد زائر.
أنشئ جدول الأعمال وعمّمه وأصدر نسخه. أقفله قبل الجلسة ليكون للمحضر هيكل ثابت.
الحضور يأتي من مسح رمز QR الموقّع عند الباب — الاعتماد نفسه الذي فتح البوابة.
المنصب والجهة وحساب LinkedIn لكل حاضر، حتى لا يدخل أحد قاعة دون أن يعرف مَن أمامه.
محضر يُكتب مقابل كل بند أثناء انعقاد الاجتماع، مع تحديد القرارات والمسؤولين لحظة الاتفاق.
جلسات مغلقة مقصورة على أعضاء مصرّح لهم، بمحضر مفصول عن السجل العام.
يوقّع رئيس الاجتماع — والحاضرون عند اللزوم — المحضر رقميًا. وكل توقيع مؤرَّخ ومُدقَّق.
يذهب المحضر الموقّع إلى كل حاضر وإلى العنوان الرسمي لكل جهة ممثَّلة، تلقائيًا.
كل بند تنفيذي يصبح مهمة بمالك وتاريخ استحقاق وحالة تبقى بعد انتهاء الاجتماع.
عدد الاجتماعات واستخدام القاعات ونسب الحضور والقرارات المسجَّلة والبنود المُغلقة.
نعم. يمكن رفع اجتماع عابر عند المكتب ببضع ضغطات وينتج السجلّ نفسه — حاضر مُتحقَّق منه، وبند جدول أعمال، ومحضر، وأي إجراءات. فلا تفقدون سجلّ التدقيق لمجرّد أن الاجتماع لم يكن مجدولًا.
الرئيس أو من يفوّضه. ويُلتقط التوقيع رقميًّا مقابل المحضر بعينه، ويُكتب حدث التوقيع نفسه في سجلّ التدقيق مع اسم الموقّع والطابع الزمني.
لا شيء يتعطّل. يُفتح التصريح في أي متصفّح جوال من رابط يصل برسالة نصية أو بريد، ويبقى الحضور مأخوذًا من مسح البوابة. فالتطبيق وسيلة راحة للمضيفين والزوّار المتكرّرين، لا شرطًا.
نعم. حين يحضر مندوب نيابةً عن جهته، يمكن إرسال المحضر الموقّع إلى العنوان المعتمد لتلك الجهة تلقائيًّا — بموافقة، ومع تسجيل التسليم مقابل الزيارة.
قائمة الدعوة تسجّل من طُلب حضوره. أما الحضور فيُؤخذ من التصريح الموقّع الممسوح عند البوابة، فيسجّل المحضر من كان في القاعة فعلًا. ويُحفظ الاثنان منفصلين وكلاهما قابل للاسترجاع.
احجز جلسة تعريفية وسنستعرض ارتباطًا حقيقيًا عبر المراحل السبع داخل بيئتك.